Paziņot atteikumu kandidātam nav tikai formalitāte, bet svarīga atlases procesa daļa, kas ietekmē uzņēmuma uztveri un atbilstību likumdošanas normām. Pat ja kandidāts nav izvēlēts, ir svarīgi saglabāt pozitīvu uzņēmuma tēlu un atstāt labu iespaidu. Tāpat ir jāpārliecinās, ka atteikums nesatur formulējumus, kurus varētu uztvert kā diskriminējošus (piemēram, saistībā ar grūtniecību, vecumu vai dzimumu).

Vai ir nepieciešams rakstīt atteikumu?

Jā, atteikumu kandidātam noteikti vajag rakstīt. Tas ir profesionalitātes un cieņas izrādīšanas apliecinājums kandidātam, kurš ir veltījis savu laiku, lai sazinātos ar uzņēmumu. Neatbildēti pieteikumi atstāj negatīvu iespaidu uz kandidātiem un var kaitēt darba devēja reputācijai darba tirgū.

Atteikuma formulēšanas iespējas

Kad tiek formulēts atteikums, ir svarīgi ņemt vērā, ka kandidāts to var uztvert sāpīgi. Tāpēc ir jālieto pieklājīgs, cieņas pilns un empātisks tonis.

1. Atteikums bez konkrēta iemesla norādīšanas:

Šis variants var radīt risku, ka kandidāts vēlēsies uzzināt konkrētu atteikuma iemeslu.

Piemērs:

“Paldies jums par izrādīto interesi par mūsu uzņēmumu un par laiku, ko veltījāt atlases procesam. Šobrīd diemžēl mēs nevaram jums piedāvāt sadarbību. Tomēr, mēs saglabāsim jūsu kandidatūras informāciju mūsu kandidātu reģistrā. Ja parādīsies jauna vakance, mēs apsvērsim jūs starp pirmajiem. Vēlam jums veiksmi profesionālajā pašrealizācijā.”

2. Atteikums, norādot, ka izvēlēts cits kandidāts:

Šis variants parasti izslēdz jautājumus par to, kāpēc netika izvēlēts konkrētais kandidāts, un novērš turpmākas diskusijas.

Piemērs:

“Paldies jums par laiku un dalību mūsu atlases procesā. Mēs izvēlējāmies citu kandidātu, kura prasmes un pieredze labāk atbilst mūsu pašreizējām vajadzībām. Mēs augstu vērtējam jūsu pieredzi un profesionalitāti un esam gatavi saglabāt jūsu kandidatūru mūsu kandidātu reģistrā gadījumam, ja parādīsies piemērotas vakances, ja vien jūs neiebilstat?”

Parasti, kad mēs noslēdzam vēstuli ar šādu jautājumu, kandidāts atbild ar “neiebilst”, un mēs noslēdzam sarunu:

“Paldies jums par sapratni. Mēs noteikti sazināsimies ar jums, ja parādīsies piemērotas vakances. Vēlam jums veiksmi jaunu iespēju meklējumos.”

3. Atteikums bez iespējas uz turpmāku sadarbību:

Šis variants tiek izmantots, kad esat pārliecināti, ka neatgriezīsieties pie kandidāta izskatīšanas uz jebkuru vakanci. Formulējums var būt līdzīgs iepriekš minētajiem, bet bez piedāvājuma saglabāt informāciju kandidātu reģistrā.

Vai norādīt atteikuma iemeslu?

Vai norādīt atteikuma iemeslu, ir atkarīgs no uzņēmuma kultūras un konkrētās situācijas. Svarīgi atcerēties:

  • Nav ieteicams norādīt iemeslus, kas saistīti ar prasmju trūkumu, vecumu, pieredzi un citiem aspektiem, kurus varētu uztvert kā diskriminējošus vai pretrunā ar likumdošanas normām.

Piemēram, bija situācija, kad mēs gandrīz apstiprinājām kandidātu uz speciālista amatu, bet pēc tam uzzinājām, ka viņa ir stāvoklī. Reģiona vadītājs uztraucās, kā pareizi formulēt atteikumu. Rezultātā mēs norādījām, ka izvēlējāmies citu kandidātu, izvairoties no likuma pārkāpuma.

  • Ir lietderīgi norādīt uz cita kandidāta izvēli, ja tas ir pamatots ar objektīviem iemesliem, piemēram, labāku atbilstību amata profilam.
  • Ja atteikuma iemesls ir saistīts ar uzņēmuma plānu vai struktūras izmaiņām, to arī var norādīt, piemēram, ja vakance ir iesaldēta.

Vai dot kandidātam cerību uz nākotnes sadarbību?

Šeit ir svarīgi ievērot līdzsvaru. Ja esat patiesi gatavi apsvērt kandidātu citām vakancēm nākotnē, tas ir vērts pieminēt vēstulē. Tomēr, ja šādas iespējas ir maz ticamas, labāk to nedarīt, lai nekļūdītos kandidāta maldināšanā.

Kā pabeigt komunikāciju ar kandidātu?

Laba prakse ir jau iepriekš informēt kandidātu, ka uzņēmums sazināsies ar viņu tikai pozitīva lēmuma gadījumā. Tas palīdz izvairīties no neattaisnotām cerībām un atstāj kandidātam iespēju meklēt citas iespējas.

Piemērs formulējumam:

“Mēs augstu vērtējam jūsu laiku un dalību mūsu atlases procesā. Pozitīva lēmuma gadījumā mēs sazināsimies ar jums [norādiet periodu] laikā. Ja šajā termiņā nesaņemsiet atbildi, lūdzu, uzskatiet, ka šobrīd mēs nevaram jums piedāvāt pozīciju.”

Secinājums

Atteikumi kandidātiem ir jāformulē pieklājīgi, precīzi un pārskatāmi. Ir lietderīgi norādīt, ka šobrīd tika izvēlēts cits kandidāts vai uzņēmums nevar piedāvāt sadarbību, bet izvairīties no iemesliem, kurus varētu uztvert kā diskriminējošus. Tajā pašā laikā labāk nesniegt nepatiesas cerības, ja neplānojat atgriezties pie kandidāta nākotnē. Pareizi formulēts atteikums palīdz saglabāt pozitīvu uzņēmuma tēlu un uzturēt profesionālās attiecības.

Un visbeidzot: neaizmirstiet nosūtīt atteikumus kandidātiem, citādi viņi varētu sākt domāt, ka viņu atlases process ir pārgājis “mūžīgās gaidīšanas” stadijā! 

Mēs arī saprotam darba devējus, kuri gaida atbildi no kandidāta, kurš ir paņēmis laiku pārdomām un nesteidzas ar lēmumu. Pārskatāmība un operativitāte ir veiksmīga atlases procesa galvenās sastāvdaļas no abām pusēm.