Уведомление кандидата об отказе — это не просто формальность, а важная часть процесса отбора, которая влияет на восприятие компании и соблюдение правовых норм. Даже если кандидат не был выбран, важно сохранить положительный имидж компании и оставить о себе хорошее впечатление. Также важно убедиться, что отказ не содержит формулировок, которые могут быть восприняты как дискриминационные (например, в отношении беременности, возраста или пола).

Нужно ли писать отзыв?

Да, Вам определенно нужно написать отказ. Это признак профессионализма и уважения к кандидату, который потратил время на то, чтобы связаться с компанией. Неотвеченные заявки оставляют негативное впечатление у кандидатов и могут испортить репутацию работодателя на рынке труда.

Варианты формулирования отказа

Формулируя отказ, важно помнить о том, что он может быть болезненным для кандидата. Поэтому следует использовать вежливый, уважительный и сочувствующий тон.

1. Отказ без указания конкретной причины:

В этом случае кандидат может захотеть узнать конкретную причину отказа.

Пример:

«Благодарим Вас за интерес к нашей компании и за то, что Вы нашли время пройти через процесс отбора. К сожалению, в данный момент мы не можем предложить Вам сотрудничество. Тем не менее, мы сохраним Вашу кандидатуру в нашем реестре кандидатов. Если появится новая вакансия, мы рассмотрим Вас в первую очередь. Мы желаем Вам успехов в карьере».

2. отказ, указывающий на то, что был выбран другой кандидат:

Этот вариант обычно исключает вопросы о том, почему конкретный кандидат не был выбран, и предотвращает дальнейшее обсуждение.

Пример:

«Спасибо за Ваше время и участие в нашем процессе отбора. Мы выбрали другого кандидата, чьи навыки и опыт лучше соответствуют нашим текущим потребностям. Мы ценим Ваш опыт и профессионализм и готовы оставить Вас в нашем реестре на случай появления подходящих вакансий, если Вы не возражаете?»

Обычно, когда мы заканчиваем письмо таким вопросом, кандидат отвечает «нет возражений», и мы заканчиваем разговор:

«Спасибо за понимание. Мы обязательно свяжемся с Вами, если появятся подходящие вакансии. Желаем Вам успехов в поиске новых возможностей.»

3. Отказ без возможности дальнейшего сотрудничества:

Этот вариант используется, когда Вы уверены, что не вернетесь ни к одной вакансии для рассмотрения. Формулировка может быть похожа на описанную выше, но без предложения сохранить информацию в реестре кандидатов.

Указать причину отказа?

Стоит ли объяснять причину отказа, зависит от культуры компании и конкретной ситуации. Важно помнить:

— Не рекомендуется указывать причины, связанные с отсутствием навыков, возрастом, опытом и другими аспектами, которые могут быть восприняты как дискриминационные или противоречащие правовым нормам.

Например, была ситуация, когда мы почти утвердили кандидата на должность специалиста, но потом узнали, что она беременна. Региональный менеджер беспокоился о том, как сформулировать отказ. В результате мы указали, что выбрали другого кандидата, избежав нарушения закона.

— Уместно указать на выбор другого кандидата, если он основан на объективных причинах, таких как лучшее соответствие профилю работы.

— Если причина отказа связана с изменением планов или структуры компании, это также можно указать, например, если вакансия заморожена.

Дать кандидату надежду на будущее сотрудничество?

Здесь важно соблюсти баланс. Если Вы действительно готовы рассмотреть кандидата на другие вакансии в будущем, об этом стоит упомянуть в письме. Однако если такая возможность маловероятна, лучше этого не делать, чтобы не вводить кандидата в заблуждение.

Как завершить общение с кандидатом?

Хорошая практика — заранее сообщить кандидату, что компания свяжется с ним только в случае положительного решения. Это поможет избежать нереалистичных ожиданий и оставит кандидату возможность поискать другие возможности.

Пример формулировки:

«Мы ценим Ваше время и участие в нашем процессе отбора. В случае положительного решения мы свяжемся с Вами в течение [указать срок]. Если Вы не получите ответа в течение этого срока, пожалуйста, считайте, что мы не можем предложить Вам должность в данный момент».

Заключение

Кандидаты должны быть вежливы, точны и прозрачны в своих отказах. Полезно сообщить, что сейчас выбран другой кандидат или что компания не может предложить сотрудничество, но избегайте причин, которые могут быть восприняты как дискриминационные. В то же время, лучше не давать ложных ожиданий, если Вы не намерены возвращаться к кандидату в будущем. Правильно сформулированный отказ помогает поддерживать положительный имидж компании и сохранять профессиональные отношения.

И наконец: не забывайте отправлять кандидатам отказы, иначе они могут начать думать, что процесс отбора перешел в фазу «вечного ожидания»!

Мы также понимаем работодателей, которые ждут ответа от кандидата, который взял время на размышление и не торопится. Прозрачность и оперативность — ключевые составляющие успешного процесса отбора с обеих сторон.